كيفية اختيار وتدريب السكرتير أو مديرة المكتب؟
تعد السكرتير أو مديرة المكتب جزءًا حيويًا من أي إدارة ناجحة. إنها المسؤله عن التنظيم والتنسيق والتواصل مع مختلف أصحاب المصلحة، بالإضافة إلى التعامل مع المهام الإدارية مثل الجدولة وحفظ الملفات وإعداد الميزانية.
لذلك فإن اختيار وتدريب السكرتير أو مديرة المكتب ليس بالمهمة السهلة، ويتطلب دراسة متأنية لعدة عوامل.
أولا، تحتاج إلى تحديد دور ومسؤوليات السكرتير أو مديرة المكتب.
ما هي الواجبات والتوقعات الرئيسية لهذا المنصب؟
ما هي المهارات والمؤهلات المطلوبة؟ ما هي أهداف وغايات الإدارة؟
يجب عليك كتابة وصف وظيفي واضح ومفصل يحدد نطاق الدور ومتطلباته.
ثانيًا، تحتاج إلى تعيين واختيار أفضل مرشح لهذا المنصب. يمكنك استخدام أساليب مختلفة لجذب المتقدمين المحتملين وفحصهم، مثل الإعلانات والتواصل والإحالات والمقابلات والاختبارات والتقييمات. يجب عليك البحث عن المرشحين الذين لديهم الخبرة ذات الصلة والتعليم والتدريب في الإدارة، بالإضافة إلى الصفات الشخصية مثل الاحتراف والموثوقية والتواصل والعمل الجماعي وحل المشكلات.
ثالثا، تحتاج إلى تدريب وتطوير السكرتير أو مديرة المكتب.
يجب عليك تزويدها بالتوجيهات المناسبه لتعريفها بمنظمة العمل وتثقيافا بمجال الشركة والسياسات والإجراءات.
يجب عليك أيضًا تزويدها بالتعليقات المستمرة والتدريب والتوجيه والدعم لمساعدتها على تحسين أدائها ومهاراتها.
يجب عليك أيضًا تشجيعها على متابعة المزيد من فرص التعلم مثل الدورات وورش العمل والندوات والشهادات.
يعد اختيار وتدريب السكرتير أو مديره المكتب خطوة حاسمة في ضمان كفاءة وفعالية إدارتك.
باتباع هذه النصائح، يمكنك العثور على كفؤ ومؤهله والاحتفاظ به يمكنه مساعدتك في تحقيق أهدافك الإدارية.
بقلم مصطفى المصري
اقرأ عن سبب حاجتك لمستشار أعمال!